Cómo empezar a automatizar tu administración sin saber programar
Una guía paso a paso para que un administrador sin perfil técnico arme su primera automatización con Adminia Manager y n8n, Make o Zapier en una tarde.
· 7 min de lectura
La automatización ya no es para programadores
Hace 5 años, automatizar tu administración requería contratar un developer. Hoy, herramientas como n8n, Make (ex Integromat) y Zapier permiten que cualquier persona con paciencia y ganas arme flujos profesionales arrastrando bloques en una pantalla. Y Adminia Manager está pensado desde el día uno para conectarse con todas ellas.
Esta guía es para vos si nunca tocaste una API y querés armar tu primera automatización este fin de semana.
Paso 1: elegí tu herramienta
Las tres opciones razonables hoy son:
- **n8n** — gratis si la corrés en tu compu o en un servidor barato (5 USD/mes). Open source. La más potente, la más técnica. [n8n.io](https://n8n.io)
- **Make** — gratis hasta 1000 operaciones/mes. Visualmente la más linda. Buen balance. [make.com](https://make.com)
- **Zapier** — la más conocida del mundo. Plan gratuito limitado, paid desde 20 USD/mes. La más amigable. [zapier.com](https://zapier.com)
Recomendación honesta: si nunca usaste ninguna, empezá por **Make**. Su interfaz visual te va a hacer entender el concepto en 20 minutos.
Paso 2: generá tu API key en Adminia
Andá a Configuración → Integraciones → API Keys → Nueva. Le ponés un nombre ("Make - Backups") y elegís los permisos. Para empezar, marcá solo los de lectura: `buildings:read`, `units:read`, `expenses:read`, `income:read`, `liquidations:read`.
La clave aparece una sola vez con formato `amk_live_…`. Copiala a un lugar seguro.
Paso 3: tu primer flujo (15 minutos)
Vamos a armar el más simple: **"todos los lunes a las 8am, mandame por mail la lista de morosos del Edificio X"**.
1. En Make, click en "Create new scenario". 2. Primer módulo: "Schedule" → todos los lunes a las 8am. 3. Segundo módulo: "HTTP - Make a request". URL: `https://api.adminiamanager.com/v1/buildings/{ID}/units`. Headers: `Authorization: Bearer amk_live_TU_KEY`. 4. Tercer módulo: "Iterator" para recorrer las unidades. 5. Cuarto módulo: filtro "amount > 0". 6. Quinto módulo: "Email - Send an email" con la lista formateada.
Listo. Lo activás y te olvidás. Cada lunes va a llegar el mail.
Paso 4: los flujos siguientes vienen solos
Cuando armaste uno, los demás son variaciones del mismo patrón. Algunos que recomendamos para tu segundo y tercer flujo:
- **Backup mensual a Google Drive** de los PDF de liquidaciones (cron + descarga + upload).
- **Slack/Telegram alert** cuando se acredita un pago grande (webhook → mensaje).
- **Fila en Google Sheets** cada vez que se carga un gasto (webhook → sheets).
Paso 5: cuándo pedir ayuda
Si querés hacer cosas más complejas (sincronizar con tu sistema contable, armar un dashboard en Power BI consolidado, conectar un AI Agent), ahí sí conviene contratar a alguien con perfil técnico 2-3 horas. El costo se amortiza rápido.
El truco mental
Pensá en automatizaciones como **"recetas"**: cada vez que te encontrás haciendo manualmente la misma tarea por tercera vez, anotala. Esa es una candidata. Después buscás si hay un template público (n8n marketplace, Make templates, Zapier templates) que la resuelva o algo parecido.
En 6 meses vas a tener 10-15 recetas activas trabajando para vos 24/7, sin pedirte aumento, sin tomarse vacaciones.