IA en todos los módulos: cómo Adminia Manager integra inteligencia artificial en cada parte del sistema

# IA en todos los módulos: cómo Adminia Manager integra inteligencia artificial en cada parte del sistema

La mayoría de los softwares de administración de consorcios en Argentina nacieron antes del boom de los modelos de lenguaje. En el mejor de los casos sumaron un chatbot al margen. Adminia Manager se construyó al revés: cada módulo tiene IA integrada nativamente, conectada a la misma base de datos en vivo, con permisos auditados y trazabilidad por acción.

Este artículo recorre módulo por módulo qué hace la IA hoy, qué modelos usa por debajo y por qué importa. Incluye la actualización completa de **ADA**, la asistente que pasó de copiloto conversacional a agente con más de 40 herramientas ejecutables sobre la cartera.

ADA: la asistente IA que ejecuta acciones reales

ADA es la pieza central. No es un chatbot que responde preguntas: es una **agente con tool-calling** sobre las funciones internas del sistema. Vive embebida en el panel del administrador y en el portal del propietario, y funciona por **voz o texto desde la PWA mobile**.

Qué puede hacer ADA hoy

• **Cargar gastos** desde una foto de la factura (proveedor, CUIT, importe, vencimiento, categoría y coeficiente sugerido).
• **Consultar deuda** de una unidad, de un edificio o de toda la cartera, con corte por período.
• **Generar links de pago** para una unidad y enviarlos por mail o WhatsApp.
• **Registrar cobros** identificando el ordenante contra la base de propietarios.
• **Calcular y previsualizar sueldos** bajo CCT 589/10 SUTERH con la escala vigente.
• **Abrir reclamos** clasificados (Infraestructura vs Convivencia) con prioridad sugerida.
• **Reservar amenities** en el portal del propietario validando reglas del edificio.
• **Redactar novedades** del recibo de expensas en base a la actividad real del período.
• **Buscar cláusulas** en el reglamento, actas, contratos y documentos del edificio vía RAG.
• **Armar ranking de morosidad** y proyecciones de cobranza para la cartera.
• **Iniciar la liquidación** del período activo y guiar el asistente de 4 pasos.
• **Responder con contexto financiero** del edificio usando el resumen mensual indexado.

Base de conocimiento curada + RAG automático

ADA tiene dos capas de información. Una **base de conocimiento curada por el super-admin** (CCyC arts. 2037-2072, Ley 941 CABA, CCT 589/10 SUTERH, FATERYH, fallos relevantes) que asegura que las respuestas legales sean uniformes. Y una capa de **auto-indexado por edificio**: triggers en la base reindexan documentos, reglamentos, actas de asamblea, reclamos, datos del edificio, proveedores y el resumen financiero mensual cada vez que cambian. La búsqueda RAG es siempre sobre la última versión, sin reindexar a mano.

Identidad, permisos y auditoría

ADA respeta los roles del usuario. Un sub-admin con permiso sobre 2 edificios solo ve esos 2; un propietario solo ve su unidad y los documentos públicos de su edificio. Cada acción (cargar gasto, abrir reclamo, generar link de pago) queda registrada en el módulo de Auditoría con usuario, fecha, parámetros y resultado, accesible para el administrador titular.

Flujos con estado

ADA no asume datos. Si el propietario pregunta "¿cuánto debo?" sin haber dicho su unidad, ADA pide el número antes de ejecutar la consulta. Si el admin dice "cargá la factura de Otis", ADA confirma edificio y mes antes de imputar. El stateful flow evita errores caros en cartera grande.

Modo simulador

Para probar antes de conectar Meta API en WhatsApp, ADA corre en **modo simulador**: misma lógica, misma personalidad configurada, sin enviar mensajes reales. Sirve para entrenar al equipo o demostrar a un consejo.

Módulo de Gastos: OCR de facturas con visión computacional

Sacás foto a la factura desde el celular. La IA (Gemini 3 Flash / Gemini 2.5 Pro según complejidad) extrae proveedor, CUIT, importe neto, IVA, fecha, vencimiento, tipo de comprobante y categoría en segundos. Funciona con facturas A, B, C, recibos, tickets fiscales, comprobantes manuscritos y PDFs digitales.

El tiempo promedio de carga baja de 2 minutos 40 segundos a 18 segundos por documento. En una cartera de 10 edificios se ahorran 5 a 6 horas mensuales solo en esta tarea, sin contar la reducción de errores de tipeo.

Módulo de Conciliación Bancaria: motor con reglas aprendidas

Importás el extracto en cualquier formato (Excel, CSV, MT940, PDF con OCR). El motor:

1. Aplica **reglas determinísticas** aprendidas del consorcio (CUITs, descripciones recurrentes, códigos del banco). 2. Pasa el resto por IA para clasificar contra el plan de cuentas con score de confianza. 3. **Propone matches** contra caja, deuda de unidades y gastos pendientes, con explicación del score ("Importe exacto · Misma fecha · Proveedor coincide").

Cada match confirmado puede guardarse como regla. Un consorcio que el primer mes tenía 70% de líneas para revisar, al quinto mes tiene 5%. Al cierre, un **reporte de inconsistencias** lista lo que no cierra: movimientos sin contraparte, diferencias de importe, transferencias entre cuentas no espejadas.

Módulo de Cobros: el link de pago con polling automático

Cada unidad recibe un link de pago o QR único. El polling automático corre cada 5 minutos contra la API y actualiza la cuenta corriente del propietario en tiempo real. Los **pagos sin identificar** (transferencias sin referencia) van a un módulo aparte donde se asignan después, con sugerencias de matching IA basadas en patrones históricos del consorcio y reversa automática de intereses si el pago era retro.

Módulo de Reglamento de Copropiedad: extracción con IA

Subís el PDF del reglamento. En unos 90 segundos la IA extrae unidades funcionales, coeficientes (A, B, C y secundarios como calefacción o ascensor), superficies, vigencia del mandato del administrador y reglas de quórum / mayorías para asamblea. **Los coeficientes se extraen tal cual aparecen en el reglamento**, conservando los decimales originales (algunos edificios usan 4, otros 2), sin redondeo de la IA.

Esto resuelve uno de los orígenes más comunes de juicios por expensas mal liquidadas: errores de tipeo al cargar los coeficientes a mano. Como bonus, el mismo PDF queda registrado automáticamente en el módulo de Documentos del edificio.

Módulo de Sueldos: CCT 589/10 SUTERH con matching inteligente

Cuando hay un acuerdo paritario nuevo, el sistema lo descarga, hace matching contra los empleados activos en cada edificio y propone la liquidación del mes con los aumentos aplicados. No tenés que reconfigurar nada en el plan de cuentas ni en los conceptos. Revisás y firmás. La liquidación firmada genera automáticamente el gasto del edificio en el mes siguiente, vinculado al proveedor laboral.

Módulo de Liquidación: novedades sugeridas y revisión asistida

El bloque libre de "Novedades" al pie del recibo de expensas es propuesto por la IA en base a la actividad real del período: altas y bajas de unidades, gastos atípicos, casos de morosidad, próximas asambleas, vencimientos legales del consorcio. El administrador edita y aprueba.

Antes de publicar, ADA puede correr una **revisión del borrador** (Gastos / Ingresos / Saldos) y avisar inconsistencias: gastos del período asignados a coeficiente equivocado, ingresos imputados al período viejo, saldos que no cuadran con la caja.

Módulo de Reclamos: clasificación y derivación automática

Cuando un propietario abre un reclamo (por portal, WhatsApp, o llamada que el administrador transcribe a ADA por voz), la IA lo clasifica entre **Infraestructura** (filtración, ascensor, caldera) y **Convivencia** (ruidos, mascotas, basura), le asigna prioridad sugerida y, si hay un proveedor habitual del edificio para ese rubro, propone derivarlo. El administrador puede sobrescribir todo, pero el 70% del triage ya está hecho.

Módulo de Comunicaciones: borradores y agente WhatsApp

Para comunicados masivos (corte de agua, asamblea, aumento), la IA propone un borrador en tono profesional rioplatense basado en el contexto del edificio. Editás y enviás por mail, WhatsApp o portal segmentando por rol o unidad.

El **agente IA de WhatsApp** atiende propietarios e inquilinos 24/7 con la misma personalidad configurable que ADA. Valida identidad por número de unidad, responde sobre saldo, recibos, vencimientos, reglamento (RAG sobre el PDF del consorcio), reserva amenities y registra reclamos. Tiene su propio **wizard de configuración de 4 pasos** con test de conexión en vivo a Meta o Twilio.

Asambleas virtuales: transcripción y acta IA

Únicos en el mercado argentino con video integrado (Jitsi) + quórum por coeficiente en vivo + **transcripción automática con Gemini Flash** + voto ponderado + acta PDF firmada digitalmente. Cumple CCyC arts. 2058-2061.

Agente autónomo de gestión: investigación con Perplexity

Para tareas que requieren información externa (precios de mercado de un proveedor, vigencia de una norma, comparativos de servicios), Adminia Manager corre un **agente autónomo multi-agente sobre n8n + Perplexity** que investiga, resume y deja la propuesta en la bandeja del administrador. Reemplaza al viejo "Copilot" con una arquitectura más robusta.

Qué modelos hay por debajo

Adminia Manager rutea cada consulta al mejor modelo disponible vía el orquestador de IA de Adminia:

• **OpenAI GPT-5 y GPT-5.4** para razonamiento complejo, tool-calling con permisos y flujos críticos.
• **Google Gemini 2.5 Pro y Gemini 3 Flash** para visión computacional (OCR, lectura de reglamentos) y respuestas rápidas en alto volumen.
• **Embeddings de Gemini** para RAG sobre la base de conocimiento y los documentos del edificio.
• **Speech-to-Text** para dictado de voz en la PWA mobile, optimizado para español rioplatense.

El administrador no elige modelo. El ruteo es automático según tipo de consulta, costo y latencia.

Privacidad y auditoría

Los datos del consorcio no se usan para entrenar modelos públicos. Las consultas pasan por el orquestador de IA de Adminia con los acuerdos de uso empresarial de OpenAI y Google. Cada acción de IA (carga de gasto, reserva, link de pago, reclamo abierto, mensaje enviado) queda registrada con usuario, fecha, parámetros y resultado en el módulo de Auditoría, accesible para el administrador titular y los sub-administradores con permiso.

Para llevar

La diferencia entre "tener un chatbot" y "tener IA en todos los módulos con una agente como ADA que ejecuta acciones reales" es la que separa una herramienta de productividad de un cambio operativo. Adminia Manager apunta a lo segundo: que el administrador no piense que está usando IA, sino que simplemente cierre el mes más rápido, con menos errores y con trazabilidad completa de cada decisión que la IA tomó por él.