7 cosas que tu administrador podía olvidar y ahora ADA recuerda por él
Vencimiento de seguros, mandato del administrador, ART del encargado, asambleas, recordatorios a propietarios morosos: 7 cosas que se perdían entre carpetas y que ADA, el asistente IA de Adminia Manager, te recuerda automáticamente.
· 6 min de lectura
Administrar consorcios es un trabajo de memoria distribuida: 15 edificios, 600 unidades, 40 seguros, 12 encargados, vencimientos del RPAC, asambleas, ART, intimaciones, refinanciaciones. Históricamente la única forma de no olvidarse nada era la carpeta amarilla y la libretita.
ADA, el asistente IA conversacional de Adminia Manager, hace ese trabajo de fondo: revisa el sistema cada mañana, te arma un briefing diario por email y dentro del portal con lo que tenés que atender hoy, y deja registro de cada tarea ejecutada. Estas son 7 cosas concretas que el administrador podía olvidar y que ahora ADA recuerda por él.
1. El vencimiento de los seguros obligatorios del edificio
Responsabilidad civil del consorcio, integral del edificio, ascensores, calderas: cada póliza vence en una fecha distinta y renovarlas tarde puede dejar al edificio sin cobertura ante un siniestro.
ADA cruza los documentos cargados al edificio con sus fechas de vencimiento y, 30 y 15 días antes, suma esa renovación al briefing diario y crea una tarea en 'Mi Día' con el proveedor del seguro.
2. El vencimiento del mandato del administrador
El mandato del administrador tiene un plazo definido en el reglamento (típicamente 1 año). Si vencido el plazo no se ratifica en asamblea, el administrador queda sin facultades para firmar nada.
ADA mira la fecha del acta de designación y avisa 30 y 15 días antes, sugiriendo convocar la asamblea de renovación con el orden del día y el modelo de acta.
3. La ART y la póliza de vida del encargado
La ART y el seguro de vida obligatorio del encargado son trámites mensuales que se pueden cortar por un débito rechazado y dejar al consorcio expuesto a una multa importante.
ADA detecta cuando una póliza está próxima a vencer o si el último comprobante de pago no se cargó al edificio, y lo trae al inicio del día para que no se escape.
4. La presentación de la DDJJ del RPAC en CABA
La Declaración Jurada anual del RPAC (Ley 941 CABA) es la obligación que más se traspapela: se presenta una vez al año, en una ventana específica, con datos consolidados de todos los consorcios.
ADA arma el reporte consolidado por consorcio (seguros, libros, mandatos) listo para volcar al portal del GCBA y te avisa con 60, 30 y 7 días de anticipación al vencimiento publicado por Defensa al Consumidor.
5. El refuerzo de cobro al propietario moroso antes del juicio
El propietario que dejó de pagar 2 meses no avisa: aparece en el ranking de morosidad. Si nadie lo llama a tiempo, suma 3 y 4 meses y termina en mediación.
ADA monitorea la cuenta corriente de cada unidad y, cuando una unidad pasa cierto umbral de mora (configurable por edificio), sugiere enviar el primer contacto amistoso por WhatsApp con el detalle del saldo y un plan de pagos en cuotas.
6. La paritaria SUTERH homologada y el retroactivo del encargado
Cuando se homologa una paritaria del CCT 589/10, hay que reliquidar los sueldos del encargado con el nuevo básico, calcular el retroactivo y notificar a SUTERH.
ADA actualiza automáticamente la escala vigente, detecta los meses afectados y arma la liquidación retroactiva con el detalle por concepto, sin que el administrador tenga que abrir un Excel.
7. El acta de asamblea pendiente de transcribir al libro
Pasa todo el tiempo: se hace la asamblea, se graba, se firma la lista de asistentes y el acta queda 'para transcribir mañana'. Tres meses después no aparece en el libro y, si hay un conflicto, no hay prueba de lo decidido.
ADA toma la grabación o transcripción de la asamblea, identifica quórum, votos y temas tratados, y genera el acta lista para revisar y firmar. Después la sube al edificio y la deja accesible en la bóveda digital.
Por qué importa tener una IA que recuerde por vos
La diferencia entre un administrador 'organizado' y uno 'desbordado' nunca fue el talento: fue el sistema. Lo que cambió en 2026 es que el sistema ya no es una planilla compartida, es una IA agéntica que mira los datos del consorcio cada día, prioriza por riesgo (lo legal y financiero primero) y te avisa al inicio del día.
Adminia Manager se construyó alrededor de ADA por eso: no es un chatbot que responde preguntas, es un asistente que actúa con tus datos, crea tareas, manda recordatorios y deja huella de cada acción. La memoria del estudio deja de depender de la libretita del administrador.
Preguntas frecuentes
¿ADA puede crear tareas por su cuenta o solo recordarme?
Las dos cosas. ADA detecta el evento (un seguro a vencer, una mora cruzando un umbral), crea la tarea en 'Mi Día' con responsable, fecha y contexto, y te avisa por email y notificación en el sistema. Vos decidís si la ejecuta directamente o si pide confirmación primero.
¿Puedo apagar los recordatorios para un edificio puntual?
Sí. Los recordatorios y el briefing diario se configuran por edificio y por categoría (seguros, sueldos, mora, asambleas, RPAC). Si un consorcio prefiere no recibir nada, se silencia y el resto sigue funcionando normalmente.
¿Esto funciona también para sub-administradores del estudio?
Sí. Si tu estudio tiene sub-administradores con permisos por módulo, ADA arma un briefing por usuario con las tareas que le corresponden y deja la trazabilidad en el log de auditoría diaria.
¿Cómo se relaciona esto con WhatsApp?
Las tareas pueden originarse desde un mensaje en WhatsApp ('recordame el viernes llamar al plomero del 5°B') o ejecutarse hacia WhatsApp (mandar el refuerzo de cobro al propietario moroso). El agente IA en WhatsApp y ADA comparten contexto del edificio.