Alta de un edificio nuevo en 6 pasos: del reglamento a la primera liquidación
Tomar un edificio nuevo se hace bien una sola vez. Este es el orden en que conviene cargar la información para que la primera liquidación salga sin sorpresas.
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El momento en que se toma un consorcio define la calidad de los próximos dos años de trabajo. Un padrón mal cargado, saldos iniciales inventados o un reglamento que nadie leyó se pagan todos los meses.
Paso 1 — Reglamento y acta de designación
- Copia del reglamento de propiedad horizontal inscripto y de sus modificaciones.
- Acta de asamblea que designa al administrador, con el plazo de mandato que fija el reglamento (CCyC arts. 2056 inc. s y 2066).
- Libro de actas y libro de administración con su historial.
- Constancia de inscripción registral vigente donde la jurisdicción lo exija (Ley 941 en CABA, Ley 14.701 en Provincia de Buenos Aires).
Paso 2 — Identificación fiscal y laboral del consorcio
- CUIT del consorcio y constancia de inscripción.
- Datos del personal del edificio, categoría y antigüedad, y claves de los sistemas laborales y sindicales que correspondan.
- Pólizas vigentes: el art. 2067 inc. h) del CCyC obliga al administrador a contratar el seguro contra incendio y los seguros que exija la reglamentación.
- Contratos de mantenimiento vigentes (ascensor, matafuegos, tanques, desinfección) y sus vencimientos.
Paso 3 — Unidades y coeficientes
El padrón sale del reglamento, no de una planilla heredada. Se cargan unidades funcionales y complementarias con su coeficiente, se valida que la suma cierre y se contrasta contra la última liquidación emitida por la administración anterior.
Paso 4 — Cajas, cuentas y saldos iniciales
- Caja en efectivo y cuentas bancarias del consorcio, con su saldo a la fecha de toma.
- Fondos segregados: ordinario, reserva y obras, si el edificio los maneja por separado.
- Cheques en cartera y valores diferidos.
- Deuda con proveedores y deuda de cada unidad al momento de la toma, respaldada por documentación de la administración anterior.
Paso 5 — Contactos de propietarios e inquilinos
Email y teléfono de cada unidad, con la distinción entre propietario y ocupante. Es relevante porque el art. 2050 del CCyC establece que, además del propietario y sin liberarlo, están obligados al pago quienes sean poseedores por cualquier título.
Este es también el paso que habilita el portal, los avisos y la atención automatizada por WhatsApp.
Paso 6 — Fechas, criterios y primera liquidación
- Modalidad de liquidación del edificio (a mes vencido o por presupuesto).
- Fechas de primer y segundo vencimiento y régimen de mora según el reglamento.
- Criterio de redondeo aplicado de punta a punta.
- Ejercicio financiero del consorcio (CCyC art. 2056 inc. t), del que dependen los sesenta días para rendir cuentas del art. 2067 inc. f).
- Primera liquidación en borrador, revisada contra la última liquidación anterior antes de cerrar.
Cómo lo hace Adminia Manager
El alta se hace con un formulario guiado por bloques: administración, edificio, unidades y coeficientes, cuentas y cajas, proveedores y contactos. Cada bloque se guarda a medida que se completa, se puede retomar más tarde y queda registro de lo que falta, de modo que la carga no depende de tener toda la documentación el mismo día.
Preguntas frecuentes
¿Qué documentación me tiene que entregar la administración anterior?
El art. 2067 inc. i) del CCyC obliga a entregar la documentación del consorcio dentro de los quince días hábiles de la renuncia o remoción. En Provincia de Buenos Aires, el art. 8 inc. k) de la Ley 14.701 fija cinco días y prohíbe la retención de libros y documentación.
¿Puedo empezar a liquidar sin tener los saldos iniciales?
Se puede, pero no conviene: sin saldo inicial de cuentas y de cuentas corrientes por unidad, la primera rendición no cierra y la deuda histórica queda sin respaldo.
¿Cuándo tengo que rendir cuentas por primera vez?
Dentro de los sesenta días de la fecha de cierre del ejercicio financiero, según el art. 2067 inc. f) del CCyC. El ejercicio lo fija el reglamento (art. 2056 inc. t).