Carga de proveedores con IA: alta automática desde factura, CUIT y matching inteligente
El alta de proveedores deja de ser un formulario en blanco. La IA extrae CUIT y razón social del comprobante, busca coincidencias en tu base, propone vincular o crear, y rellena condición frente al IVA, IIBB y categoría de gasto.
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Cada consorcio tiene entre 30 y 80 proveedores activos: ascensores, limpieza, plomería, seguros, ART, AFIP, sindicato, servicios públicos, compras puntuales. En la administración tradicional cada uno se carga a mano, con CUIT, condición frente al IVA, dirección, contacto. En Adminia Manager el alta empieza desde la factura.
Extracción de datos del proveedor desde el comprobante
Cuando subís una factura (foto, PDF o XML de AFIP), el motor de OCR + IA extrae CUIT, razón social, domicilio fiscal, condición frente al IVA, tipo de comprobante (A/B/C/E) y punto de venta. El usuario no escribe nada de eso.
Matching contra proveedores existentes
Antes de dar de alta, Adminia Manager busca en la base del edificio Y en la base global de proveedores compartidos. Compara CUIT exacto, similitud de razón social (algoritmo de tokenización), historial de comprobantes y aliases conocidos.
Si encuentra coincidencia con alta confianza, vincula automáticamente el gasto al proveedor existente. Si la coincidencia es parcial ('OTIS ARGENTINA SA' vs 'OTIS ELEVATOR COMPANY'), te muestra los candidatos rankeados y vos elegís. Si no hay match, te propone crear un proveedor nuevo con todos los campos prellenados.
Categorización automática del gasto
El sistema sugiere también el rubro contable y el coeficiente de distribución basándose en el proveedor: ascensores → rubro 'Mantenimiento ascensor' → coeficiente B; limpieza → rubro 'Limpieza' → coeficiente principal; ART → rubro 'Costo laboral' → distribución por sueldos.
El administrador puede aceptar la sugerencia o cambiarla con un click. Cada corrección entrena el patrón para ese consorcio.
Proveedores globales vs específicos
Proveedores que se repiten en muchos edificios (AySA, Edenor, AFIP, sindicato) están en la base global y se autocompletan en cualquier consorcio nuevo. Los proveedores propios del edificio se cargan en la base específica.
Esto evita la duplicación clásica ('AYSA SA', 'AySA S.A.', 'AYSA') y consolida la información para reportes cruzados (cuánto le paga toda mi cartera a Edenor, qué proveedores tengo en común entre edificios).
Mantenimiento del padrón
Cuando AFIP cambia la condición frente al IVA de un proveedor, Adminia Manager lo detecta en el primer comprobante nuevo y propone actualizar la ficha. Lo mismo si cambia el domicilio fiscal o aparece como 'no inscripto'. El padrón se mantiene vivo sin que el administrador lo revise manualmente.
Preguntas frecuentes
¿Necesito subir factura para dar de alta un proveedor?
No, también podés cargarlo manualmente. Pero si tenés la factura, es 5x más rápido y los datos vienen exactos de AFIP.
¿La base global de proveedores es compartida con otros administradores?
Comparte solo datos públicos de AFIP (CUIT, razón social, condición frente al IVA). Tus condiciones comerciales, contactos y notas privadas son del edificio.
¿Qué pasa si el OCR se equivoca con el CUIT?
El sistema valida el CUIT con el dígito verificador. Si no pasa la validación, no lo carga y te pide confirmación manual.
¿Puedo marcar proveedores como costo laboral?
Sí. Los proveedores marcados 'Costo Laboral' (sindicato, ART, FATERYH, sueldos) aparecen en el módulo de Liquidación de Sueldos y se distribuyen por planta, no por coeficiente.