Cómo cargar facturas de proveedores sacándole una foto: OCR con IA para administradores de consorcios

El problema: 5 horas por mes solo cargando facturas

Un administrador con 10 edificios recibe entre 80 y 150 facturas por mes (Edesur, Metrogas, Aysa, ascensores, limpieza, seguros, plomeros, gas envasado). Cargarlas una por una en una planilla o software tradicional implica abrir cada PDF, copiar proveedor, importe, fecha, CUIT y categoría. Son 2 a 3 minutos por factura. Multiplicado, son 4 a 6 horas mensuales que nadie cobra.

Adminia Manager reemplaza ese trabajo con un módulo de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) potenciado por IA. Sacás una foto, la factura queda cargada con los campos extraídos y solo confirmás.

Cómo carga facturas con IA Adminia Manager, paso a paso

El flujo es uniforme tanto en la PWA del celular como en la web del administrador:

1. Abrís el módulo de Gastos del edificio (o le decís a ADA 'cargá factura').
2. Tocás 'Cargar con IA'. Se abre la cámara o el explorador de archivos.
3. Sacás foto a la factura, recibo o ticket. También aceptamos PDF y JPG/PNG ya guardados.
4. La IA procesa el documento en 3 a 8 segundos y devuelve: proveedor, CUIT, número de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento, importe total, IVA y categoría sugerida.
5. Revisás y confirmás. Si el proveedor ya existe, queda vinculado; si no, lo crea automáticamente.
6. La factura aparece en el listado de gastos del mes lista para distribuir según los coeficientes del consorcio.

Qué modelos de IA usa el OCR de Adminia Manager

El módulo combina dos tecnologías ruteadas vía el orquestador de IA de Adminia:

• Google Gemini 2.5 Flash y Gemini 3 Flash Preview para visión computacional: leen la imagen, identifican el formato (factura A, B, C, recibo) y extraen los campos estructurados.
• OpenAI GPT-5.4 Mini para validación cruzada: confirma que CUIT y proveedor cierran contra la base de proveedores del consorcio o sugiere un alta nueva.

El ruteo es automático: el administrador no elige modelo. Si el comprobante es nítido y simple, va por Gemini Flash (más rápido y barato). Si es manuscrito, está arrugado o tiene varias páginas, se ruteo al modelo Pro.

Qué tipos de comprobantes funcionan

• Facturas A, B, C, M y E (electrónicas o en papel escaneado).
• Notas de débito y crédito.
• Recibos simples sin CUIT (gas envasado, plomero, gomero).
• Tickets fiscales (incluido el código QR del nuevo régimen AFIP/ARCA).
• Comprobantes manuscritos: la IA los entiende pero conviene revisar el campo importe.

Cargar facturas hablándole a ADA

Si estás manejando, caminando o ya cerraste la computadora, podés cargar la factura por voz desde la PWA. Ejemplo real: 'ADA, cargá factura de Metrogas, edificio Belgrano, 87.450 pesos, vence el 15'.

ADA toma la foto opcionalmente (si la tenés a mano), arma el borrador con los campos por voz, y lo deja en estado 'pendiente de confirmación'. Cuando llegás a la oficina, lo revisás y confirmás con un click.

Qué pasa si la IA se equivoca

Toda factura cargada con IA queda marcada con un ícono de 'extraída con IA' y nunca se imputa al consorcio sin confirmación humana. El administrador revisa importe y proveedor antes de cerrar el gasto.

Además, cuando corregís un campo, el sistema lo registra y mejora la detección para el mismo tipo de comprobante en cargas posteriores (aprendizaje por reglas privadas, no entrenamiento de modelos públicos).

Cuánto tiempo ahorra realmente

Medimos sobre una cartera real de 12 edificios en CABA durante 60 días:

• Tiempo promedio carga manual: 2 min 40 s por factura.
• Tiempo promedio con OCR + IA: 18 s (incluye foto + revisión).
• Ahorro mensual: aproximadamente 5 horas 30 minutos para esa cartera.
• Errores de tipeo detectados: bajaron de 4 al mes a menos de 1.

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