Cómo cambiar de administrador de consorcio: checklist legal y operativo

Cambiar de administrador de consorcio es una decisión que puede transformar la operatoria del edificio: bajar honorarios, mejorar la transparencia, profesionalizar la gestión. Pero un cambio mal hecho deja al consorcio sin documentación, sin acceso a la cuenta bancaria y sin cobranza durante semanas.

Esta guía ordena el proceso en 7 pasos para que el traspaso sea limpio y el nuevo administrador pueda operar desde el día uno.

Paso 1: revisá el reglamento de copropiedad

Antes de convocar nada, leé qué dice el reglamento sobre el administrador: duración del mandato, causales de remoción, mayorías necesarias para designar y remover. La mayoría de los reglamentos exigen mayoría simple para designar y mayoría absoluta (más del 50% de las unidades) para remover sin causa.

Si el reglamento no dice nada, aplica supletoriamente el Código Civil y Comercial (arts. 2065 y siguientes).

Paso 2: convocatoria a asamblea

La asamblea debe ser convocada por el administrador actual o, si se niega, por el consejo de propietarios o por el 5% de las unidades. El orden del día debe incluir explícitamente:

• Remoción del administrador actual (con causa o sin causa).
• Designación del nuevo administrador.
• Aprobación de honorarios y plazo del mandato.
• Recepción de la rendición de cuentas final.

La convocatoria debe enviarse con al menos 10 días de anticipación (el reglamento puede exigir más). Conviene enviarla por mail con acuse y por cartelera del edificio.

Paso 3: votación y acta

El día de la asamblea se constata el quórum, se debate y se vota. La aprobación se decide por la mayoría que el reglamento exija. El acta debe firmarse por los presentes y dejar constancia de:

• Fecha y lugar de la asamblea.
• Quórum alcanzado (unidades presentes / total).
• Resultado de la votación (a favor, en contra, abstenciones).
• Datos del nuevo administrador (nombre, matrícula RPA si está en CABA, CUIT, domicilio).
• Plazo del mandato (típico: 1 o 2 años).
• Honorarios pactados.

Paso 4: rendición final del administrador saliente

El administrador saliente está obligado a presentar una rendición final dentro de los 30 días siguientes a la asamblea (art. 2067 CCyC). La rendición debe incluir:

• Saldo de caja y bancos al día de la asamblea.
• Detalle de deudas con proveedores pendientes de pago.
• Listado de unidades morosas con monto y antigüedad.
• Facturas y comprobantes del período no incluido en rendiciones anteriores.
• Estado del fondo de reserva.
• Inventario de bienes del consorcio (matafuegos, herramientas, libros).

Paso 5: traspaso documental

Esta es la parte donde más cambios fracasan. El administrador saliente debe entregar al entrante:

• Libro de actas de asamblea (original).
• Libro de administración / sueldos / IVA.
• Reglamento de copropiedad (copia inscripta).
• Padrón actualizado de propietarios e inquilinos con datos de contacto.
• Contratos vigentes (encargado, mantenimiento, seguros, servicios).
• Última DJ del RPA y certificados de habilitación de ascensores, matafuegos, agua.
• Claves de acceso al sistema de cobros (CVU, etc.).
• Cierre de cuenta bancaria del consorcio (o cambio de firmas).

Paso 6: comunicación a terceros

• Notificar al banco para cambiar firmas autorizadas.
• Notificar a AFIP para actualizar el responsable del CUIT del consorcio.
• Notificar al RPA Ciudad (en CABA) la baja del administrador anterior y el alta del nuevo.
• Notificar a proveedores (ascensor, mantenimiento, seguros).
• Notificar a propietarios e inquilinos con los nuevos datos de contacto y medios de pago.

Paso 7: primera liquidación con el nuevo administrador

La primera liquidación es la que define la confianza con el consorcio. Conviene que sea muy detallada, con notas explicativas y comparación contra el período anterior. Si hay diferencias significativas (sueldos, servicios, mantenimiento), explicarlas en la sección de notas.

Qué hacer si el administrador saliente no quiere entregar la documentación

Es una situación más común de lo que parece. Si pasaron los 30 días y no hay entrega, el consorcio puede:

1. Enviar carta documento intimando entrega bajo apercibimiento de iniciar acción judicial.
2. Denunciar ante el RPA Ciudad (CABA) o ante Defensa del Consumidor.
3. Iniciar juicio sumarísimo para obtener la entrega y, en su caso, daños y perjuicios.
4. Si retuvo fondos, hacer denuncia penal por administración fraudulenta.

Cómo Adminia Manager facilita el cambio

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