Cómo funciona Adminia Manager paso a paso

Adminia Manager es una plataforma argentina para administrar consorcios bajo el régimen de propiedad horizontal. Su flujo de trabajo está pensado como un ciclo mensual: alta del edificio una sola vez, y después un loop ordenado de gastos, liquidación, cobros y conciliación bancaria. Esta guía recorre cada paso tal como aparece en pantalla.

Antes de arrancar, conviene saber que Adminia Manager organiza la información en tres niveles: Organización (tu estudio), Edificio (cada consorcio) y Unidad funcional (cada departamento o cochera). Los datos están aislados por organización: nadie ve los edificios de otro estudio.

Paso 1 — Alta del edificio y unidades

Desde el menú Edificios creás un consorcio con su CUIT, dirección, claves SUTERH/FATERyH, número RPAC y coeficientes principales. Cada edificio puede tener su propio branding (logo, colores, firma en recibos).

• Cargás unidades funcionales manualmente o vía importación masiva con plantilla Excel (preview online, validación de duplicados).
• Asignás coeficientes principales y secundarios (A, B, C) para distribuir gastos diferenciados como ascensor o calefacción.
• Subís el reglamento de copropiedad: Adminia Manager puede extraer unidades y coeficientes automáticamente con IA (Gemini).
• Asignás propietarios e inquilinos con email, teléfono y datos de contacto.

Paso 2 — Configuración de cajas y métodos de pago

El módulo Finanzas usa cajas físicas y bancarias flexibles. Cada movimiento de gasto se vincula a la caja desde donde se paga; cada cobro entra a la caja correspondiente. Las transferencias entre fondos (por ejemplo, de fondo de reserva a caja chica) generan un gasto en el origen y un ingreso en el destino, todo trazable.

En métodos de pago configurás el link de pago (con QR y links personalizados), efectivo, transferencias bancarias y descuentos. Las claves el link de pago son por edificio.

Paso 3 — Carga de gastos del mes

• Cargás gastos manualmente, por importación masiva o por extracción con IA desde la foto/PDF del comprobante.
• Los gastos recurrentes (sueldo del encargado, ABL, gas) se generan automáticamente con un cron diario.
• Cada gasto se vincula a un proveedor (global o específico del edificio) y a un tipo de coeficiente.
• Si el gasto está pagado, queda asociado a la caja correspondiente; si no, queda pendiente.

Paso 4 — Sueldos del encargado (CCT 589/10)

El módulo Contabilidad calcula sueldos sobre la escala SUTERH vigente con un sistema de matching inteligente. Liquidás el sueldo, se firma en dos pasos (administrador + empleado), se genera el recibo PDF y, al cerrar, se crea automáticamente el gasto del edificio en el mes siguiente vinculado al proveedor laboral correspondiente.

Paso 5 — Liquidación de expensas (asistente de 4 pasos)

1. **Fondos:** revisás los saldos de cada caja al cierre del período.
2. **Vencimientos:** definís fechas y montos por unidad (1° y 2° vencimiento, intereses).
3. **Tabla de deuda:** Adminia Manager genera el detalle por unidad multiplicando los subtotales del presupuesto por el coeficiente de cada UF.
4. **Observaciones:** notas para imprimir en los recibos.

La liquidación tiene dos modos: Recuperación (recuperás lo gastado) o Presupuesto + inflación (proyectás el próximo mes). Antes de cerrar podés editar gastos, ingresos y saldos en una vista de borrador con recálculo automático.

Paso 6 — Envío y cobros

Una vez cerrada la liquidación, los recibos se envían por email masivo (segmentado por rol o por unidad) y quedan disponibles en el portal del propietario. Cada recibo incluye el QR de el link de pago para pagar al instante. Adminia Manager hace polling cada 5 minutos al estado de el link de pago y concilia los pagos automáticamente.

Paso 7 — Conciliación bancaria

Subís el extracto del banco y el motor de conciliación cruza cada línea contra los movimientos de caja registrados. Aprende reglas (por ejemplo, 'este concepto siempre es el servicio de limpieza') y arma un reporte de inconsistencias para que veas qué falta cargar.

Paso 8 — Portal del propietario y WhatsApp

Mientras todo lo anterior pasa del lado del administrador, los propietarios entran al portal del propietario para ver expensas históricas, pagar online, reservar amenities y reportar incidentes. En paralelo, el agente de WhatsApp con IA atiende consultas 24/7: valida la identidad, consulta deuda, crea incidentes y registra reservas.

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