Conciliación bancaria con IA: cómo Adminia Manager matchea extractos con caja en segundos
El módulo de conciliación bancaria combina reglas determinísticas, IA (Gemini 3 Flash) y un motor de aprendizaje: el sistema mira el extracto, propone con qué movimiento de caja se concilia cada línea, marca cargos bancarios automáticos y deja todo trazado.
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Conciliar el extracto bancario contra la caja del consorcio es una de las tareas más tediosas y propensas a errores de la administración. En Adminia Manager dejó de hacerse a mano: importás el extracto (Excel, CSV, MT940 o PDF con OCR), y el sistema clasifica cada movimiento, propone con qué movimiento de caja se concilia y aprende reglas para los meses siguientes.
Paso 1: clasificación automática del extracto
Apenas se sube el extracto, el motor de IA (Gemini 3 Flash vía el orquestador de IA de Adminia) clasifica cada línea en una categoría contable: ingreso, gasto, comisión, IVA bancario, IIBB, impuesto Ley 25.413, sueldo, carga social, transferencia interna, fondo de reserva, sin identificar.
Antes de invocar IA, se aplican reglas determinísticas creadas por el propio administrador o aprendidas históricamente: contiene 'COMISION', monto exacto $1.234,56, CUIT del proveedor de ascensores, signo negativo, código de origen. Lo que matchea una regla no consume tokens de IA y queda con confianza 100%.
Paso 2: sugerencia de match contra caja
Para cada movimiento bancario sin reconciliar, Adminia Manager busca candidatos en tres fuentes y los rankea:
- Movimientos ya cargados en la caja vinculada al banco (rango ±5 días, tolerancia 2% o $1).
- Deuda de unidades (unit_ledger) si el movimiento es ingreso: matchea por importe, similitud de nombre del titular y código de origen.
- Gastos pendientes (expenses) si el movimiento es egreso: matchea por importe (tolerancia 5% o $2), CUIT del proveedor, similitud de razón social y proximidad de fecha de vencimiento.
Cada candidato viene con un score de confianza (0-100) y una explicación legible: 'Importe exacto · Misma fecha · Proveedor coincide (Otis Ascensores)'. El administrador confirma o descarta con un click.
Paso 3: cargos bancarios auto-registrables
IVA bancario, IIBB, comisiones, impuesto Ley 25.413 y cargas sociales no se 'concilian' contra una factura: son gastos puros del banco. Adminia Manager los detecta y propone registrarlos como egreso en la caja vinculada con un solo botón, sin necesidad de cargar la 'factura' del banco.
Paso 4: reglas aprendidas
Cuando el administrador confirma un match o clasifica una línea, el sistema le ofrece guardar una regla: 'Cada vez que la descripción contenga PROSEGUR, clasificar como gasto y conciliar con el proveedor Prosegur Argentina SA'. La próxima vez, ese movimiento se concilia solo, sin pasar por IA.
Esto convierte el motor en un sistema que mejora mes a mes: el primer mes la IA hace el 70% del trabajo, el quinto mes las reglas cubren el 95% y solo quedan en pantalla los casos verdaderamente nuevos.
Reporte de inconsistencias
Al cierre de cada período, el módulo genera un reporte de inconsistencias: movimientos del extracto sin contraparte en caja, movimientos de caja sin extracto, diferencias de importe, doble cobro, transferencias entre cuentas no espejadas. Es la herramienta que históricamente diferenciaba a un contador externo y ahora la usa el propio administrador en 30 segundos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la conciliación sin IA?
Sí. Si solo cargás reglas determinísticas, el sistema funciona igual; la IA aparece solo cuando hay líneas que ninguna regla cubre.
¿Qué formatos de extracto acepta?
Excel y CSV de cualquier banco argentino, MT940 estándar SWIFT, y PDF con OCR (extrae fecha, descripción, débito, crédito, saldo).
¿Las reglas son por edificio o globales?
Las dos cosas. Hay reglas globales (CUIT de AFIP, AySA, Edenor) y reglas por edificio (proveedores específicos de ese consorcio). El motor las aplica por prioridad.
¿Qué pasa si la IA se equivoca?
El administrador confirma o descarta cada sugerencia. Una sugerencia descartada baja el peso del patrón para ese consorcio; una confirmada se ofrece para convertir en regla.
¿Queda auditoría?
Sí. Cada conciliación tiene usuario, fecha, regla aplicada o sugerencia IA con su confianza y razonamiento, y el match queda inmutable salvo que se desconcilie explícitamente.