Conciliación bancaria con reglas aprendidas: cómo trabajar solo sobre las excepciones
El objetivo no es conciliar más rápido: es no volver a resolver dos veces el mismo caso. Cómo se construyen las reglas de matching y qué queda en el informe de excepciones.
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Este artículo profundiza el mecanismo de matching. Para el panorama general del proceso, ver la nota sobre conciliación bancaria en consorcios (/blog/conciliacion-bancaria-consorcios).
La conciliación consiste en responder una pregunta simple para cada línea del extracto: ¿a qué cobro o pago registrado corresponde este movimiento? El problema es que en un consorcio esa pregunta se repite cientos de veces por mes y la mayoría de las respuestas son idénticas mes a mes.
Los tres criterios de coincidencia
- Monto: la coincidencia más fuerte, y la que se rompe con comisiones, retenciones o pagos parciales.
- Fecha: acota la búsqueda, con tolerancia por fines de semana y feriados entre el pago y la acreditación.
- Referencia o nombre del ordenante: el criterio más informativo y el más sucio, porque casi nunca coincide exactamente con el titular registrado.
El problema del ordenante que no es el propietario
El inquilino que paga la expensa, el hijo que paga por su madre, la empresa que paga por el local: el nombre del ordenante rara vez es el titular de la unidad. Resolverlo a mano una vez está bien; resolverlo todos los meses es puro desperdicio.
Por eso la decisión debe guardarse como regla: cuando confirmás que determinado ordenante corresponde a una unidad, esa asociación queda registrada y se aplica sola en los períodos siguientes. La conciliación deja de ser un trabajo lineal y se vuelve decreciente.
Qué NO debe hacer el sistema solo
- Imputar un pago cuya unidad no está determinada con certeza.
- Cerrar diferencias "redondeando" sin dejar constancia del ajuste.
- Descartar movimientos que no matchean para que el reporte quede prolijo.
- Aplicar una regla aprendida cuando el monto se aparta significativamente de lo esperado.
La conciliación es la base de la rendición de cuentas documentada que el art. 2067 inc. f) del CCyC exige al administrador. Un cruce que "cierra" ocultando diferencias no sirve para rendir nada.
El informe de inconsistencias
Todo lo que no matcheó queda en dos columnas: acreditaciones bancarias sin cobro registrado y cobros registrados sin acreditación bancaria. Ese informe es la lista de tareas real del período.
La primera columna suele contener pagos de propietarios que aún no fueron imputados —dinero que existe y deuda que no es real—. La segunda suele contener errores de carga, cheques no depositados o pagos registrados que nunca llegaron.
Frecuencia: el factor que más incide
Conciliar semanalmente en lugar de mensualmente cambia la naturaleza de la tarea. Con pocos movimientos por vez, cada diferencia se identifica cuando todavía se recuerda su origen; acumulada un mes, la misma diferencia puede requerir horas de reconstrucción.
Preguntas frecuentes
¿Las reglas aprendidas se aplican solas?
Se proponen automáticamente, pero la imputación la confirma el administrador cuando hay cualquier apartamiento respecto de lo esperado. La regla acelera, no reemplaza el control.
¿Qué hago con un pago que no puedo identificar?
Registrarlo como pago no identificado y dejarlo visible hasta resolverlo. Nunca imputarlo por aproximación a la unidad que "parece" corresponder.
¿La conciliación reemplaza la rendición de cuentas?
No. Es el trabajo previo que la hace posible: la rendición documentada del art. 2067 inc. f) del CCyC se arma sobre datos ya conciliados.