Control de cobros y pagos del consorcio: cómo saber en cualquier momento cómo está cada edificio
Saber cuánto entró, cuánto salió y quién debe no debería requerir tres planillas y una tarde. Cómo se ve el control financiero de un consorcio cuando está bien armado.
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La pregunta más simple que le pueden hacer a un administrador es también la más difícil de responder con una planilla: '¿cómo viene el edificio este mes?'. Para contestarla en serio necesitás saldo de caja, saldo de bancos, cobranza del período, morosidad acumulada y gastos comprometidos.
En Excel, esos cinco datos viven en archivos distintos y se actualizan en momentos distintos. Por eso la respuesta habitual es 'te lo confirmo mañana'.
Los cinco números que definen la salud de un consorcio
- Saldo real de cada caja y cada cuenta bancaria, con su saldo de apertura dinámico.
- Cobranza del período: cuánto se emitió y cuánto se cobró efectivamente.
- Morosidad por unidad y su antigüedad (30, 60, 90+ días).
- Gastos del período por rubro y por proveedor.
- Fondo de reserva y fondos afectados, separados del disponible.
Cómo lo resuelve la interfaz de Adminia
El tablero de comando de cada edificio muestra esos números actualizados con cada movimiento: no hay una tarea nocturna ni un cierre que haya que correr. Cuando registrás un cobro, el saldo de la unidad y el de la caja se actualizan en el mismo instante.
El módulo de Caja y Banco separa las vistas por cuenta física y bancaria, con transferencias entre fondos que generan el egreso en origen y el ingreso en destino. Todo movimiento puede llevar nota de auditoría, y todo se exporta a Excel discriminado por pestañas cuando necesitás compartirlo con el consejo o el contador.
Deuda y saldos a favor, en el mismo lugar
El control de cobranza no es solo mirar quién debe: también hay que ver quién pagó de más. La cuenta corriente de cada unidad muestra débitos y créditos con su saldo, y los saldos a favor se arrastran al período siguiente en lugar de perderse en una nota al pie.
Del control interno a la rendición
El objetivo final del control interno no es tu tranquilidad: es poder rendir. Con los movimientos vinculados a comprobantes y períodos, la liquidación mensual y el informe al consejo salen del mismo dato, sin re-tipear nada. Eso elimina la clase de diferencia que después nadie puede explicar en la asamblea.
Preguntas frecuentes
¿Puedo manejar varias cajas y cuentas por edificio?
Sí: cajas físicas, cuentas bancarias y fondos afectados, cada uno con su saldo y su historial de movimientos.
¿Cómo veo la morosidad real?
La deuda pura de cada unidad se calcula como la suma de débitos menos créditos de su cuenta corriente, con detalle por período.
¿Puedo exportar todo a Excel?
Sí. Tanto la planilla de ingresos como los movimientos de caja y banco se exportan a Excel, discriminados por cuenta.