Cómo integrar Adminia Manager con n8n, Zapier y Make: 12 recetas listas para copiar

n8n, Zapier y Make son las tres plataformas de automatización no-code más usadas del mundo. Te permiten conectar cientos de aplicaciones (Google Sheets, Slack, Telegram, Trello, Notion, Mailchimp, Gmail, QuickBooks, Xero, HubSpot, Airtable, Discord, Microsoft Teams, etc.) sin escribir código. Como Adminia Manager expone una API REST estándar y webhooks salientes firmados con HMAC, encaja de manera natural con las tres.

Te dejamos 12 recetas concretas que cualquier administrador puede armar en un par de horas. Las llamamos 'recetas' porque son flujos pre-pensados que resuelven un dolor real: avisar al contador, alertar morosidad, archivar comprobantes, sincronizar con BI, atender propietarios por Telegram, y más.

Antes de empezar: cómo se conectan Adminia y las plataformas no-code

Hay dos patrones, y la mayoría de las recetas combinan ambos.

1. Webhook saliente de Adminia → trigger de la receta. Cuando algo pasa (se publica liquidación, entra un cobro, se crea una incidencia), Adminia hace POST a la URL que vos pegues en n8n / Zapier / Make. Eso dispara el flujo.
2. API REST de Adminia ← consulta desde la receta. Si en algún paso necesitás más datos (lista de unidades morosas, libro mayor de una unidad), usás un nodo HTTP Request con Authorization: Bearer amk_live_... y leés lo que necesites.

Las tres plataformas tienen nodos nativos para webhooks entrantes y para HTTP Request, así que no hay nada que instalar especial. La key se genera desde Configuración → Integraciones en Adminia Manager con el scope mínimo necesario.

Receta 1 — Aviso al contador en Gmail cuando se publica una liquidación

Apps: Adminia Manager + Gmail (o Outlook 365). Plataforma: cualquiera de las tres.

1. Trigger: Webhook en n8n / Zapier / Make suscripto a liquidation.published.
2. Acción Gmail: enviar email a contador@estudio.com con asunto 'Liquidación publicada — {{building_name}} — {{period}}' y cuerpo con el monto total y link al portal.

Tiempo de armado: 10 minutos. Reemplaza 100% el mail manual que el administrador mandaba todos los meses.

Receta 2 — Bajada automática de gastos del mes a Google Sheets

Apps: Adminia Manager + Google Sheets. Plataforma: Zapier (Schedule trigger) o n8n (Cron node).

1. Trigger: cron diario a las 03:00.
2. Paso 1 — HTTP Request GET /v1/buildings.
3. Paso 2 — Loop por edificio: GET /v1/buildings/{id}/expenses?period_year=2026&period_month=5.
4. Paso 3 — Google Sheets: append rows en la hoja 'Gastos {{mes}}'.

El contador abre su Sheet a la mañana y ya tiene todos los gastos cargados sin pedirle nada al administrador.

Receta 3 — Alerta en Slack cuando entra un cobro grande

Apps: Adminia Manager + Slack. Plataforma: cualquiera.

1. Trigger: Webhook payment.received.
2. Filtro: amount > 500000 (umbral configurable).
3. Acción Slack: postear en #cobros-grandes con emoji 💰 y los datos del recibo.

Receta 4 — Tarjeta en Trello por cada incidencia nueva

Apps: Adminia Manager + Trello. Plataforma: cualquiera.

1. Trigger: Webhook incident.created.
2. Acción Trello: crear tarjeta en la lista 'Nuevas' del tablero del edificio. Etiqueta según prioridad.

Receta 5 — Bot de Telegram con resumen diario del administrador

Apps: Adminia Manager + Telegram Bot API. Plataforma: n8n (mejor con loops).

1. Trigger: cron diario a las 08:00.
2. Paso 1 — HTTP Request a /v1/buildings.
3. Paso 2 — Para cada edificio, GET de cobros del día anterior y de incidencias abiertas.
4. Paso 3 — Telegram sendMessage al chat del administrador con el resumen formateado.

Receta 6 — Sincronización a Notion para tareas del equipo

Apps: Adminia Manager + Notion. Plataforma: cualquiera.

1. Trigger: Webhook expense.created.
2. Acción Notion: crear página en la database 'Gastos a revisar' con descripción, monto, edificio y link al recibo.

Receta 7 — Backup de comprobantes a Google Drive

Apps: Adminia Manager + Google Drive. Plataforma: Make (mejor con archivos).

1. Trigger: Webhook payment.received.
2. Paso 1 — descargar el PDF del recibo desde la URL del evento.
3. Paso 2 — Google Drive upload a /Adminia/Comprobantes/{{año}}/{{mes}}/{{edificio}}/.

Receta 8 — Alerta de morosidad alta a WhatsApp del administrador (vía Twilio)

Apps: Adminia Manager + Twilio WhatsApp. Plataforma: n8n.

1. Trigger: cron semanal lunes 09:00.
2. Paso 1 — GET /v1/buildings.
3. Paso 2 — Por cada edificio, GET ledger de todas las unidades y filtrar deuda > 90 días.
4. Paso 3 — Twilio WhatsApp: mandar resumen al admin con top 10 morosos por edificio.

Receta 9 — Bajada a QuickBooks / Xero para estudios contables internacionales

Apps: Adminia Manager + QuickBooks o Xero. Plataforma: Zapier (mejores integraciones con contables).

1. Trigger: Webhook expense.created.
2. Acción QuickBooks: create expense en la cuenta del edificio correspondiente, con categoría mapeada.

Para estudios que llevan contabilidad en formato anglosajón o para administradores internacionales.

Receta 10 — Newsletter mensual a propietarios con Mailchimp

Apps: Adminia Manager + Mailchimp. Plataforma: cualquiera.

1. Trigger: Webhook liquidation.published.
2. Paso 1 — GET unidades del edificio (para extraer emails).
3. Paso 2 — Mailchimp: agregar a lista del edificio.
4. Paso 3 — Mailchimp: disparar campaña 'Liquidación lista' con merge tags del período y monto.

Receta 11 — Dashboard en Airtable / Looker Studio con métricas vivas

Apps: Adminia Manager + Airtable / Looker Studio. Plataforma: n8n.

1. Trigger: cron horario.
2. Paso 1 — leer gastos y cobros del mes vía API.
3. Paso 2 — upsert en Airtable (tabla 'Cobranza diaria') o Google Sheets que alimenta Looker Studio.

Receta 12 — Alerta a Microsoft Teams / Discord para grandes administraciones

Apps: Adminia Manager + Microsoft Teams o Discord. Plataforma: cualquiera.

1. Trigger: Webhook incident.created con priority = alta o emergencia.
2. Acción Teams/Discord: postear en el canal del equipo operativo con mención al responsable.

Plantillas, valores por defecto y buenas prácticas

• Generá una API key distinta por integración. Si algo falla, revocás solo esa.
• Usá el scope mínimo. n8n para leer gastos no necesita ledger:read.
• Verificá siempre la firma HMAC de los webhooks. Las tres plataformas tienen nodos de Crypto / HMAC.
• Guardá el event_id para deduplicar — los webhooks pueden reintentarse y no querés mandar el mail dos veces.
• Empezá por una sola receta y escalá. La receta 1 (aviso al contador) sola ya ahorra horas.
• Si tu equipo no tiene experiencia, Zapier es la curva más suave; n8n la más potente; Make el mejor balance.

¿Qué ahorra esto en horas reales?

Un administrador con 10 edificios suele invertir entre 6 y 12 horas mensuales en tareas que las 12 recetas anteriores cubren: emails al contador, exports a Excel, recordatorios al equipo, captura y archivo de comprobantes, avisos por morosidad, newsletters a propietarios. Esas horas vuelven al administrador para hacer lo que solo él puede hacer: tratar con la gente, negociar con proveedores, presentarse a asambleas.

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