Libro de administración Ley 941 (CABA): qué es, qué debe contener y cómo digitalizarlo
El libro de administración es un requisito clave de la Ley 941. Te explicamos qué debe contener, cómo se rubricar y cómo digitalizarlo.
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El libro de administración es uno de los registros obligatorios que debe llevar todo administrador de consorcios inscripto en el Registro Público de Administradores (RPA) de la Ciudad de Buenos Aires bajo la Ley 941. Junto con el libro de actas de asamblea y el libro del personal, conforma la documentación auditable que el administrador debe poner a disposición de los propietarios y del RPA Ciudad cuando lo requiera.
Qué debe contener el libro de administración
- Registro cronológico de ingresos y egresos del consorcio.
- Detalle de cada gasto con número de comprobante, proveedor y rubro.
- Estado de cuenta por unidad funcional (cargos, pagos, saldo).
- Movimientos del fondo de reserva.
- Conciliación bancaria mensual.
- Detalle de morosidad y gestiones de cobro.
- Firmas o validaciones del administrador y, si corresponde, del consejo.
Rúbrica del libro físico
El libro físico tradicional debe ser rubricado por la Dirección General de Defensa y Protección al Consumidor de CABA antes de su uso. La rúbrica es gratuita y se solicita con el formulario correspondiente, presentando la constancia de inscripción del administrador en el RPA y los datos del consorcio.
Una vez rubricado, el libro debe llevarse al día, sin tachaduras ni enmiendas, y conservarse por un mínimo de 10 años desde el último asiento.
Libro digital: marco legal y validez
La normativa actual (Resolución 408/MJYSGC/14 y modificatorias) admite que el libro de administración se lleve en formato digital, siempre que cumpla con estos requisitos:
- Inalterabilidad de los asientos (auditoría completa de cambios).
- Firma digital o electrónica del administrador.
- Exportabilidad a formato PDF/A o equivalente para auditorías.
- Conservación por al menos 10 años con respaldo.
- Disponibilidad inmediata para cualquier propietario o inspector del RPA.
Adminia Manager genera el libro de administración digital cumpliendo estos requisitos: cada movimiento queda registrado con timestamp y autor, se exporta en PDF/A firmado, y se conserva en el respaldo de la plataforma con redundancia geográfica.
Sanciones por no llevar el libro
El RPA Ciudad puede aplicar sanciones que van desde apercibimiento, multas (entre 1 y 100 unidades fijas), suspensión y eliminación del registro. La eliminación implica que el administrador no puede ejercer en CABA hasta volver a inscribirse, y obliga al consorcio a designar un reemplazante en asamblea.
Preguntas frecuentes
¿Puedo llevar solo el libro digital o necesito el físico también?
Si el sistema digital cumple los requisitos de la Resolución 408/14 (inalterabilidad, firma digital, exportabilidad), no se requiere el libro físico paralelo. Igual conviene exportar PDF anual y archivarlo.
¿Cualquier propietario puede pedir ver el libro?
Sí. El administrador debe entregar copia o permitir consulta dentro de plazos razonables (generalmente 5 a 10 días hábiles). Negar el acceso es causal de sanción del RPA.
¿Adminia Manager genera el libro de administración digital Ley 941?
Sí. Exporta el libro completo en PDF/A firmado digitalmente, con cronología de movimientos, conciliación bancaria, morosidad y cambios auditables.
¿Cuánto tiempo debo conservar el libro?
Como mínimo 10 años desde el último asiento, según lo exige la Resolución 408/14.