Liquidar expensas con Adminia Manager: guía 2026

Adminia Manager es la plataforma argentina que automatiza el ciclo mensual del consorcio. La liquidación de expensas, que en Excel suele llevar entre 3 y 6 horas por edificio, se resuelve en un asistente de 4 pasos con borrador editable y recálculo automático. Esta guía recorre el proceso real tal como aparece en pantalla en 2026.

Antes de empezar, tres conceptos clave: el período activo siempre corresponde a la última liquidación abierta (no al mes calendario), los gastos se distribuyen por tipo de coeficiente y los pagos de propietarios se imputan oldest-debt-first (saldando primero la deuda más vieja).

Los dos modos de liquidación

• **Modo Recuperación:** liquidás lo efectivamente gastado en el período. Sirve cuando ya pasó el mes y querés que los propietarios paguen lo real.
• **Modo Presupuesto + inflación:** liquidás el presupuesto del mes anterior ajustado por inflación. Útil cuando preferís cobrar antes de incurrir en gastos y evitar saltos bruscos.

Adminia Manager te permite elegir el modo por liquidación: un mes podés ir por recuperación y al siguiente por presupuesto, según la realidad financiera del consorcio. El sistema mantiene la coherencia de saldos entre períodos.

Paso 1 — Fondos

Revisás los saldos de cada caja al cierre del período: caja chica, banco principal, fondo de reserva, fondo de obras. Adminia Manager toma los saldos en vivo del módulo Finanzas, así que si cargaste un movimiento hace 5 minutos, ya aparece.

Si detectás diferencias con el extracto, podés saltar al módulo de conciliación bancaria, ajustar y volver: el asistente persiste el progreso.

Paso 2 — Vencimientos

Definís fecha de 1° vencimiento, fecha de 2° vencimiento e interés por mora. Adminia Manager calcula automáticamente intereses con verificación de doble débito (si una unidad ya tiene un débito por mora previo, no se duplica). Para pagos retroactivos sin identificar, el sistema acredita interés cuando corresponde y deja un audit log.

Paso 3 — Tabla de deuda por unidad

Acá Adminia Manager genera la tabla de expensas por unidad multiplicando los subtotales del presupuesto por el coeficiente de cada unidad funcional. Si configuraste coeficientes secundarios (A, B, C), cada subtotal se distribuye con el coeficiente que corresponda: ascensor con coeficiente A solo a unidades de pisos altos, calefacción con coeficiente B según radiadores instalados, etc.

• Cuota pura del período (lo que corresponde al mes liquidado).
• Deuda histórica acumulada (suma de débitos menos créditos del mayor por unidad).
• Intereses por mora del período.
• Pagos no identificados pendientes de asignar.

Paso 4 — Observaciones y borrador editable

Escribís notas para imprimir en los recibos (avisos de obra, fechas de asamblea, recordatorios). Antes de cerrar, Adminia Manager muestra el borrador con tabs de Gastos, Ingresos y Saldos: podés hacer CRUD completo con recálculo automático.

Una vez que aprobás, la liquidación queda cerrada y bloquea las ediciones de ese período (las correcciones después del cierre se hacen por flujo de rectificación, que queda registrado).

Envío y cobros: lo que pasa después de cerrar

Con la liquidación cerrada, los recibos PDF se generan con el branding del edificio (logo, colores, firma del administrador) y se envían por email masivo. Cada recibo incluye el QR de el link de pago. Los propietarios también ven el recibo en el portal del propietario y reciben aviso por WhatsApp si está activado.

Los pagos online se concilian automáticamente cada 5 minutos. Los pagos en efectivo o transferencia se cargan a mano y el sistema los imputa oldest-debt-first sobre el mayor por unidad.

Comparativa: Adminia Manager vs liquidar en Excel

• **Tiempo:** Excel 3-6 hs por edificio; Adminia Manager 20-40 minutos.
• **Errores:** fórmulas rotas y celdas pegadas mal vs validaciones automáticas.
• **Coeficientes secundarios:** en Excel cada subtotal es una hoja aparte; acá viven en el modelo.
• **Cobros:** Excel termina en PDF; Adminia Manager termina en QR y conciliación automática.
• **Trazabilidad:** Excel sin historial vs audit log completo por movimiento.

Preguntas frecuentes