Cómo armar un presupuesto de expensas a partir del histórico y un ajuste por inflación
Un presupuesto de expensas no se inventa: sale del histórico del edificio, se ajusta por la variación real de sus rubros y se comunica con respaldo. Paso a paso.
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Cuando un consorcio liquida por presupuesto, la calidad de la estimación define todo lo que viene después: si queda corta, el edificio acumula déficit y termina con una extraordinaria de emergencia; si queda larga, los propietarios financian al consorcio sin necesidad y la confianza se resiente.
La buena noticia es que el presupuesto no se adivina. Sale del histórico del propio edificio, rubro por rubro, y se ajusta con criterios que se pueden mostrar.
Paso 1: separar el gasto por comportamiento, no por rubro contable
- Gastos fijos previsibles: honorarios, seguro, abonos de mantenimiento (ascensor, matafuegos, desinfección, tanques).
- Gastos laborales: sueldo del encargado, cargas sociales y sus actualizaciones paritarias. Suelen ser el rubro de mayor peso.
- Gastos variables: consumos de luz y agua de partes comunes, insumos de limpieza, reparaciones menores.
- Gastos estacionales o de frecuencia anual: aguinaldos, vacaciones y suplencias, prima del seguro, servicios de temporada.
Paso 2: tomar la base histórica correcta
Para los fijos y variables, la base es el promedio de los últimos tres a seis meses del propio edificio, no un promedio del mercado. Para los estacionales, la base es lo ocurrido en el mismo período del año anterior, provisionado en doceavos para que no impacte todo en un mes.
Un presupuesto que ignora la provisión de aguinaldo es la causa más frecuente de sobresaltos en junio y diciembre.
Paso 3: aplicar el ajuste por rubro, no un porcentaje único
Aplicar un mismo porcentaje a todo el presupuesto es cómodo pero impreciso. Los sueldos siguen la paritaria del convenio del sector; los servicios públicos siguen sus propios cuadros tarifarios; los abonos suelen tener cláusulas de actualización contractual.
El criterio profesional es ajustar cada bloque con su propio referente verificable y documentar cuál se usó. Cuando un propietario pregunta por qué subió la cuota, la respuesta es una línea concreta y no "la inflación".
Paso 4: revisar el resultado contra la realidad del edificio
- ¿Hay una obra aprobada por asamblea que arranca en el período? Debe ir como extraordinaria, no diluida en la ordinaria.
- ¿Hay deuda con proveedores o con el fondo de reserva que se está recuperando?
- ¿Cuál es el nivel de cobrabilidad real? Un presupuesto perfecto con 30% de morosidad igual deja al edificio sin caja.
- ¿Cambió la cantidad de unidades ocupadas o hay unidades eximidas parcialmente según el reglamento (art. 2049 CCyC)?
Paso 5: comunicarlo con respaldo
El presupuesto se presenta a la asamblea con el comparativo presupuestado vs. real del período anterior y el detalle del ajuste por rubro. El art. 2067 inc. e) del CCyC obliga al administrador a practicar la cuenta de expensas y recaudarlas, y el inc. f) a rendir cuenta documentada dentro de los sesenta días del cierre del ejercicio financiero: un presupuesto documentado es la base de esa rendición.
Preguntas frecuentes
¿El presupuesto tiene que aprobarlo la asamblea?
Depende del reglamento: el art. 2056 inc. l) y ñ) del CCyC exige que el reglamento fije las facultades especiales de la asamblea y las mayorías para cada decisión. En la práctica el presupuesto se presenta y aprueba en la asamblea ordinaria.
¿Puedo usar un solo índice de ajuste para todo?
Podés, pero pierde precisión. Los sueldos, los servicios y los abonos se actualizan por reglas distintas; ajustarlos por separado hace el presupuesto más exacto y mucho más fácil de defender.
¿Qué hago con el desvío del mes?
Se controla mes a mes y se corrige en el presupuesto siguiente. Los desvíos acumulados se ajustan en el cierre del ejercicio financiero fijado en el reglamento (art. 2056 inc. t).